Wavia

Atelier IA métier · Assistants et administratif

Formation IA pour les assistants : courriers, agendas, comptes rendus.

Une session sur votre quotidien administratif, en individuel ou en groupe : vos e-mails, vos courriers, vos réunions et vos dossiers, travaillés avec l'outil de votre équipe. Tout commence par un cadrage gratuit avec le responsable. Certifiée Qualiopi, finançable par votre OPCO.

ObjectifCréer une impulsion IA dans votre équipe administrative.

Cadrage ou démo de 15 minutes, gratuit et sans engagement, avec un expert IA qui connaît l'administratif.

4,9/5 sur 290+ avis Google · 3 000+ collaborateurs formés

Une main annote un document sur un bureau, à côté d'une calculatrice et d'un café
Une session Wavia en entreprise : chacun sur ses propres dossiers.
Durée
½ j, 1 j, 2 j ou sur mesuresuivis compris
Format
Vos locaux ou à distancepartout en France
Participants
De 1 à 10 personnesen individuel ou en groupe
Prérequis
Aucunniveau ajusté au cadrage
Tarif
dès 1 800 € HTla session, prix dégressifs

Pour qui

Pour tous les métiers de l'administratif.

De la direction à l'accueil, de l'ADV à la comptabilité fournisseurs : groupes de 1 à 10.

  • Assistants de direction
  • Office managers
  • Administration des ventes
  • Assistants commerciaux
  • Secrétaires médicales
  • Assistants juridiques
  • Accueil et standard
  • Agents administratifs
  • Services généraux
  • Comptables fournisseurs
  • Assistants RH
  • Assistants de cabinet comptable
  • Gestion locative
  • Assistants de dirigeants de PME
« Le rythme, les cas pratiques, les exemples concrets. »
Une participanteÉquipe administrative, Pasca

Avis sur nos formations IA 4,9/5 sur plus de 290 avis Google

Lire les avis sur Google
  • ★★★★★

    « J'ai appris beaucoup de choses, et surtout sur les tâches de mon poste. »

    Une participante · IdHEO
  • ★★★★★

    « Très didactique et pédagogique. »

    Un agent de la commune · Commune de La Montagne
  • ★★★★★

    « Merci Corentin pour cette formation ! Je repars avec des outils utiles au quotidien. »

    Léonie C. · Avis Google

Programme

Programme de la formation IA pour les assistants : ½ j, 1 j ou 2 j.

Voici un exemple, pas un programme figé : le vôtre est écrit pour votre équipe pendant la phase de cadrage. Aucune session n'est jouée deux fois.

Durée

Demi-journée · 6 personnes Session de groupe, tarif au cadrage. Prix dégressifs selon le nombre de sessions.

100 % sur mesure, du mini-audit au suivi.

  1. 1
    Mini-audit30 min, gratuit
  2. 2
    Cadragechoix de l'outilChatGPTClaudeMicrosoft CopilotGeminiNoota
  3. 3
    Préparationvos cas réels
  4. 4
    Atelierle programme ci-dessous
  5. 5
    SuiviJ+15 à J+60
  1. Acculturation
  2. Technique
  3. Sécurité
  4. Cas d'usage

Tout bouge selon vous. Ordre, durées, exemples et outils s'adaptent à vos équipes ; les séquences marquées « au cadrage » sont entièrement construites avec vous, sur vos cas d'usage et vos fichiers.

Jour 1, le matin Exemple : les règles, la boîte de réception, les courriers

Vos tâches sur la table

Acculturation30 min
  • Tour de table à partir du questionnaire
  • Les trois tâches qui coûtent le plus de temps à l'équipe
  • Ce que l'IA fait bien pour un assistant, et ce qu'elle ne fait pas

Parler à l'IA comme à un collègue

Technique45 min
  • Rôle, contexte, exemples, format : la demande complète du premier coup
  • Vos documents de référence : modèles de courriers, procédures, réponses types
  • Enregistrer ses consignes : projet, GPT, Gem ou agent selon l'outil de l'équipe

Données personnelles et confidentialité : les règles

Sécurité30 min
  • Compte professionnel, données des clients, des salariés, des patients : ce qu'on ne colle jamais
  • RGPD et secret professionnel : ce que votre métier impose
  • Relire avant d'envoyer : les erreurs typiques de l'IA

LivrableLes règles de l'équipe, en une page.

La boîte de réception au cadrage

Cas d'usage1 h
  • Un fil d'e-mails résumé : qui demande quoi, pour quand
  • Les réponses types dans le ton de la maison
  • Le retour de congés : ce qui est urgent, ce qui peut attendre

ExerciceVotre boîte du jour triée, les réponses prêtes à relire.

Courriers et documents au cadrage

Cas d'usage45 min
  • Un courrier à partir de trois lignes de notes
  • Une note de service, une procédure, mises en forme
  • Relire et corriger un document long

LivrableDeux vrais courriers de votre semaine, prêts à partir.

Jour 1, l'après-midi Exemple : réunions, agendas, dossiers

Déjeuner

De la réunion au compte rendu, le jour même

Cas d'usage1 h
  • L'ordre du jour repris du dernier compte rendu
  • Le compte rendu à partir de notes ou d'un enregistrement (Noota, Plaud)
  • Décisions, actions, responsables et échéances, dans un tableau

Agendas et déplacements au cadrage

Cas d'usage1 h
  • Trouver un créneau à plusieurs, rédiger l'invitation
  • Préparer un déplacement : programme, horaires, documents
  • La semaine du dirigeant préparée en une page

Dossiers, tableaux et relances

Cas d'usage45 min
  • Commandes, factures ou demandes rapprochées dans un tableau
  • Les écarts et les doublons repérés, commentés
  • Les relances préparées, au bon ton et à la bonne échéance

Vos assistants enregistrés, votre plan à 30 jours au cadrage

Cas d'usage1 h
  • Chacun enregistre ses consignes : projet, GPT, Gem ou agent
  • Un cas réel réglé par participant
  • Évaluation des acquis et bilan

LivrableVos assistants IA, prêts à l'emploi lundi matin.

Jour 2 Exemple : relier, partager, automatiser

Relier l'IA à votre messagerie et vos documents au cadrage

Technique1 h 30
  • Copilot dans Outlook et Teams, Gemini dans Gmail et Agenda, connecteurs officiels de Claude
  • Lecture seule d'abord : ce que l'administrateur autorise
  • Retrouver une pièce dans SharePoint ou Drive, la résumer

ExerciceUn dossier retrouvé et résumé en une seule demande.

Les assistants partagés de l'équipe au cadrage

Technique1 h 45
  • Un assistant par tâche : courrier, compte rendu, accueil, commandes
  • Modèles, procédures et réponses types tenus à jour
  • Qui les maintient, comment on les améliore

LivrableLes assistants de l'équipe, partagés.

Déjeuner

Déléguer sans perdre la main

Sécurité45 min
  • Ce que l'IA prépare, ce que l'assistant valide et envoie
  • Droits sur la messagerie et les dossiers partagés
  • Relire avant d'envoyer : la grille de l'équipe

Les premières tâches automatisées au cadrage

Cas d'usage1 h 15
  • Le compte rendu envoyé aux participants, après validation
  • Les relances préparées à échéance
  • Ce qui reste humain, et pourquoi

ExerciceUne première tâche qui se prépare seule, validée par l'assistant.

Le pilotage du responsable et le plan d'adoption au cadrage

Cas d'usage1 h 45
  • Suivi des demandes, tableaux de bord, synthèses : les cas du responsable
  • Prioriser les prochains cas d'usage de l'équipe
  • Évaluation finale et bilan

LivrablePlan d'adoption à 30 jours et suivis datés.

Modules au choix, construits au cadrage : Assistants de direction : agenda, déplacements et dossiers du dirigeantADV : commandes, factures et réponses aux clientsRéunions enregistrées avec Noota ou PlaudSecrétariat médical ou juridique : les règles de confidentialité du métier

Sur mesure : un parcours construit avec vous, jusqu'à 6 mois.

Un atelier par équipe (direction, ADV, accueil), la messagerie reliée à l'IA, puis des suivis mesurés. Prix dégressifs selon le nombre de sessions et de groupes.

Sur devis

  1. S0
    Audit et cadrageVos tâches, vos outils.
  2. M1
    Atelier par équipeDirection, ADV, accueil.
  3. M2
    Messagerie reliéeConnecteurs, assistants partagés.
  4. M3-5
    Ateliers de suiviNouveaux cas, nouveaux arrivants.
  5. M6
    Mesure des gainsTemps gagné, suite à donner.

Voir l'accompagnement IA premium

Demi-journée · 6 personnes Session de groupe, tarif au cadrage. Prix dégressifs selon le nombre de sessions.

De 1 à 10 personnes par groupe, plusieurs groupes si besoin ; en individuel, en tête-à-tête ou avec le CPF. Il vous faut un ordinateur et un compte sur l'assistant de l'équipe (Microsoft Copilot, Gemini, ChatGPT, Claude ou Mistral) : s'il n'est pas encore choisi, on le choisit avec vous au cadrage. Aucune compétence technique.

Ma démo IA gratuite avec un expert IA de l'administratif

Financement

Financer votre formation IA pour les assistants : un dossier monté pour vous.

Wavia est certifiée Qualiopi : la formation est finançable par votre OPCO, en partie ou en totalité selon votre OPCO et votre entreprise. On identifie le vôtre pendant le cadrage, et on prépare le dossier avec vous.

  1. Cadrage gratuitOn identifie votre OPCO et vos droits à la formation, et on vous aide à choisir et déployer vos licences.
  2. Programme et devis sous 48 hLes pièces dont votre OPCO a besoin.
  3. Demande de prise en chargeOn la monte avec vous, avant la formation.
  4. Formation, puis attestationsÉmargements et attestations remis pour l'OPCO.
Certification Qualiopi délivrée à Wavia au titre de la catégorie actions de formation

Certifié QualiopiCatégorie actions de formation : la condition pour un financement par les OPCO.

Nous travaillons avec les 11 OPCO

  • Atlas
  • Akto
  • OPCO EP
  • OPCO 2i
  • Constructys
  • Ocapiat
  • Uniformation
  • Afdas
  • OPCO Mobilités
  • OPCO Santé
  • L'Opcommerce

Vérifier mon financement Pendant la démonstration gratuite de 15 minutes · Comprendre le financement OPCO

Infos pratiques

Informations de la formation IA pour les assistants.

Les mentions d'une formation certifiée Qualiopi, réunies au même endroit.

Objectifs pédagogiques

Utiliser l'IA générative dans les tâches administratives du quotidien : trier et traiter la boîte de réception, rédiger courriers, notes et procédures, organiser agendas et réunions, rédiger les comptes rendus et le suivi des actions, suivre commandes, factures et dossiers dans un tableau ; respecter les règles de confidentialité des données personnelles et du RGPD ; enregistrer des assistants réutilisables sur l'outil de l'équipe.

Public concerné

Assistants et assistantes de direction, office managers, administration des ventes (ADV), assistants commerciaux, secrétaires médicales et juridiques, gestionnaires administratifs, accueil, services généraux, comptables fournisseurs. En individuel ou en groupe de 2 à 10 personnes.

Prérequis

Aucun prérequis technique. Savoir utiliser un ordinateur, une messagerie et un traitement de texte. Le niveau de chacun est relevé par le questionnaire avant la session.

Modalités d'évaluation

Questionnaire de positionnement avant la formation, exercices pratiques évalués pendant la session, évaluation des acquis et questionnaire de satisfaction en fin de formation, bilan à deux mois.

Délai d'accès

Démonstration et cadrage sous quelques jours, programme personnalisé et devis sous 48 h, puis une date de session fixée avec vous.

Accessibilité

La formation est accessible aux personnes en situation de handicap : signalez-le au cadrage, nous adaptons les modalités (supports, rythme, format).

Formation IA assistante de direction : vos questions.

Format, individuel ou groupe, outil, financement : on vous répond pendant le cadrage gratuit de 15 minutes. Voir aussi l’IA pour les assistants, la formation Microsoft Copilot et les ateliers des autres métiers.

Prendre rendez-vous

La formation fonctionne‑t‑elle avec notre messagerie et nos logiciels ?

Oui. Les cas pratiques sont joués dans votre messagerie (Outlook ou Gmail), votre agenda et vos documents, et sur des exports de vos logiciels (ERP, gestion commerciale, logiciel de cabinet). Quand l'outil d'IA se connecte à votre messagerie ou à vos documents, nous le mettons en place pendant la session, en lecture d'abord.

Combien coûte une formation IA pour les assistants ?

À partir de 1 800 € HT la session d'une journée pour le groupe, jusqu'à 10 personnes, dans vos locaux ou à distance, avec des prix dégressifs selon le nombre de sessions ; la demi-journée et le format sur mesure sont chiffrés au cadrage. Wavia est certifiée Qualiopi : la formation est finançable par votre OPCO, et le mini-audit de départ est gratuit.

La formation IA pour assistante de direction est‑elle finançable ?

Oui. Wavia est certifiée Qualiopi : la session est éligible au plan de développement des compétences et à une prise en charge par votre OPCO.

Quelle durée choisir : une demi‑journée, une journée ou deux jours ?

La demi-journée (3 h 30) fait démarrer une équipe qui découvre l'IA, sur trois cas : les règles de confidentialité, la boîte de réception, les courriers. La journée (7 h) ajoute les réunions et les comptes rendus, les agendas, les dossiers et les relances. Les deux jours ajoutent l'IA reliée à votre messagerie et à vos documents, les assistants partagés de l'équipe et les premières tâches automatisées. Le format se choisit au cadrage gratuit.

Quels suivis après la formation ?

Chaque format comprend des suivis : la mesure du temps gagné à 30 jours et un questionnaire à deux mois. La journée ajoute une classe virtuelle d'une heure à J+15, les deux jours deux classes virtuelles et un bilan avec le responsable. La tâche la plus répétitive peut ensuite devenir un agent IA sur mesure.

Sur quel outil d'IA se fait la formation : Copilot, Gemini, ChatGPT ou Claude ?

Sur celui de votre équipe : Microsoft Copilot, Gemini, ChatGPT, Claude ou Mistral, avec Noota ou Plaud pour les comptes rendus de réunion. Si rien n'est encore choisi, on choisit l'outil avec vous au cadrage, selon votre messagerie et vos logiciels. Les cas pratiques restent les mêmes ; seuls les gestes changent.

Les données confidentielles (clients, salariés, patients) sont‑elles protégées ?

Oui, c'est le premier module de la session. On travaille sur des comptes professionnels administrés, on désactive l'utilisation des données pour l'entraînement et on écrit les règles de l'équipe en une page : ce qu'on ne colle jamais (données de patients, dossiers RH, pièces couvertes par le secret professionnel), ce qu'on peut confier à l'IA et avec quel outil.

Peut‑on adapter la session à notre équipe et à notre secteur ?

Oui, c'est le principe. Le groupe (jusqu'à 10 personnes) peut réunir des assistants de direction, l'ADV, l'accueil ou la gestion administrative ; le responsable suit la session avec son équipe ou un module à part. Les cas sont joués sur vos dossiers, avec le vocabulaire et les règles de votre métier : cabinet juridique, établissement de santé, collectivité, PME industrielle.

Peut‑on suivre la formation seul, en individuel ?

Oui. La session se fait de 1 à 10 personnes : en individuel, en tête-à-tête avec le formateur sur vos propres dossiers, ou en groupe. Le tarif d'une session individuelle est fixé au cadrage gratuit. À titre personnel, notre formation certifiante RS6776 est aussi finançable par le CPF.

Quels résultats attendre d'une formation IA pour les assistants ?

Des méthodes communes à toute l'équipe dès le lendemain, des assistants IA enregistrés par chacun et le temps gagné mesuré à 30 jours. Chez Pasca, l'équipe administrative d'une coopérative a travaillé ses mails, ses comptes rendus et son reporting : six participants sur six recommandent la formation deux mois après.

Moins de saisie, plus de temps pour l'essentiel.

15 minutes avec un formateur, gratuites et sans engagement : format, cas pratiques, outil de l'équipe et financement. Programme et devis sous 48 h.

QualiopiFinançable OPCOPrésentiel ou distanciel
Démo gratuite avec un formateur IA de l'administratifRéserver 15 min · ou phase de cadrage

Réserver ma démonstration gratuite, 15 minutes

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