L'IA pour les assistants et l'administratif : rédiger, organiser, suivre

Trier la boîte de réception et préparer les réponses, rédiger un courrier à partir de trois lignes de notes, préparer l'ordre du jour et le compte rendu d'une réunion, trouver un créneau et rédiger l'invitation, rapprocher des commandes et des factures dans un tableau, tenir les procédures à jour. Chez Pasca, coopérative d'entreprises, l'équipe a travaillé ses mails, ses comptes rendus et son reporting sur ses propres dossiers : six participants sur six recommandent la formation deux mois après.

Si l'équipe vit dans Outlook et Teams, Microsoft 365 Copilot travaille là où sont vos e-mails et vos réunions. Si elle est sur Gmail et Google Agenda, Gemini est déjà dans Google Workspace. ChatGPT est polyvalent et permet de partager des GPT de courriers et de réponses types. Claude lit très bien les longs documents et se relie à Microsoft 365, Google Workspace ou Notion par des connecteurs officiels. Mistral garde les données en Europe. Le choix se fait avec vous en 15 minutes, et l'atelier se joue sur l'outil retenu.

Oui. Noota enregistre les réunions en visio (Teams, Meet, Zoom), Plaud les réunions en salle et les entretiens ; l'IA en tire le compte rendu, les décisions et le tableau des actions avec les responsables et les échéances. L'assistant relit et envoie. Les participants doivent être informés de l'enregistrement, et certaines réunions (RH, santé) ne s'enregistrent pas : ces règles font partie de l'atelier.

Oui, sur tout ce qui est écrit ou tabulé : rapprocher les commandes des bons de livraison à partir d'un export, lister les écarts et les factures en attente, répondre à une réclamation client, préparer une relance de paiement au bon ton. L'IA lit un export de l'ERP ou passe par un connecteur, en lecture d'abord ; rien n'est modifié ni envoyé sans la validation de l'assistant.

Oui, à condition de ne pas utiliser de comptes gratuits. On choisit avec vous un outil aux comptes administrés (Microsoft 365 Copilot, Gemini dans Google Workspace, ChatGPT Business, Claude Team ou Mistral), on désactive l'utilisation de vos données pour l'entraînement et on écrit une charte. Les données de patients, les dossiers RH et les pièces couvertes par le secret professionnel ne vont jamais dans un outil grand public. À la mairie de La Montagne, c'était le fil rouge de la journée pour seize agents : quel outil choisir quand on traite les données des habitants.

Oui. Nos développeurs construisent des agents reliés à votre messagerie, votre agenda et vos logiciels : tri du courrier entrant avec une réponse préparée, compte rendu envoyé aux participants après validation, relance des factures à échéance, réponse aux questions fréquentes de l'accueil, saisie des commandes reçues par e-mail. On commence par une maquette sous une semaine sur un de vos cas réels, puis une mise en production souvent en 4 à 8 semaines. L'agent prépare, l'assistant valide et envoie.

Un cadrage gratuit avec le responsable pour choisir les tâches qui prennent le plus de temps, puis un atelier d'une demi-journée, d'une journée ou de deux jours, par groupe de dix au plus, sur vos e-mails, vos courriers et vos dossiers, avec l'outil de l'équipe. Plusieurs suivis après la session mesurent le temps gagné. Dès 1 800 € HT la session, prix dégressifs ; formation certifiée Qualiopi, finançable par votre OPCO.